Direktionssekretær & PA til Ejendomsselskaberne Selmer Gruppen & HOKTON | Vejle

Direktionssekretær & PA til Ejendomsselskaberne Selmer
Gruppen & HOKTON | Vejle

PBO søger på vegne af Selmer Gruppen & HOKTON en erfaren direktionssekretær & PA – gerne med klassisk paralegal eller advokatsekretærbaggrund enten fra
advokatbranchen eller inhouse og flere års erfaring fra en lignende rolle.

Det er en fordel, men ikke et ufravigeligt krav, at du har kendskab i mindre eller større omfang til fx ejendomsbranchen, selskabsret (stiftelse & M&A) og gerne overordnet økonomisk indsigt fx rapportering i selskabsregi.

Du vil i rollen fungere som direktionssekretær/PA for CEO & Indehaver Dennis Grünberger og dermed få en bred kontaktflade såvel internt som eksternt.

Dit nøgleansvarsområde er at yde rettidig, personlig og stærk sekretærstøtte til CEO. Du kommer til at arbejde selvstændigt og får indflydelse på tilrettelæggelse af
arbejdsgange, rutiner m.m., og stillingen dækker alle traditionelle områder af den klassiske direktionssekretær/PA-rolle.

Om stillingen

Dine primære arbejdsopgaver og ansvarsområder omfatter:

• Daglig samarbejds- og sparringspartner med CEO – med strukturering af hverdagen, kalenderstyring, aftaler, bestilling af forretningsrejser, feriekoordinering, aftaler m.v., herunder koordinering med øvrige medarbejdere, når CEO er ude af huset.
• Sortering og kvalificeret håndtering af indgående meddelelser, post m.v.
• Korrespondance – eksternt og internt på direktionens vegne.
• Udarbejdelse af præsentationsmateriale til brug for direktion og bestyrelse.
• Kommunikation internt og eksternt på direktionens vegne.
• Forberede direktions- og bestyrelsesmøder.
• Forberede møder med eksterne samarbejdspartnere.
• Mødedeltagelse efter behov og referatskrivning m.m.
• ”Point of entry” for direktøren/CEO’en.
• Kommunikation med direktøren/CEO’en.
• Etablering, strukturering og vedligeholdelse af selskabets dokumenter/bestyrelsesforum.

Vi forventer ikke, at du nødvendigvis har indgående erfaring med alle ovenfor anførte områder, men et bredt kendskab til flere af områderne er en klar præference.

Stillingen er nyoprettet og som sådan forventes det, at stillingsindholdet for så vidt angår opgave- og funktionsbeskrivelse, ikke nødvendigvis er fyldestgørende på sigt, da det er vores klare forventning, at der vil ske en organisk udvikling af rollen, efterhånden som vores nye direktionssekretær/ PA kommer godt ind i organisationen og
processerne ”i huset”.

Om dig

Du har højst sandsynligt baggrund som advokatsekretær/juridisk sagsbehandler fra et advokatkontor eller anden virksomhed, hvor du er vant til at være tovholder på forskellige opgaver, der understøtter ledelsen, herunder det administrative og juridiske arbejde i afdelingen.

Selmer Gruppen er en del af en koncern med fokus på at bygge, udleje og drifte kvalitetsejendomme. Det vil derfor være en klar fordel, men ikke et krav, med erfaring fra ejendomsbranchen.

Som direktionssekretær/PA er det dertil vigtigt, at du har følgende
faglige kvalifikationer:

• Du er god til at skabe relationer og kommunikere klart (Sproglig perfekt – dansk og engelsk).
• Du har gerne overordnet kendskab til økonomi og økonomisk rapportering.
• Du har gerne overordnet kendskab til selskabsretlige forhold.
• Du har gerne overordnet kendskab til transaktioner og transaktionsprocesser.
• Stærke IT-færdigheder og et digitalt mindset, herunder er du superbruger af Microsoft Office, specielt Word, Excel og PowerPoint.

Personlige kvalifikationer

Som direktionssekretær/PA er det vigtigt, at du besidder følgende
personlige kvalifikationer:

• Du trives i et dynamisk miljø og med stort ansvar.
• Du er struktureret, detaljeorienteret og pligtopfyldende.
• Du har en systematisk tilgang til dit arbejde og tager ejerskab for dine opgaver.
• Du besidder et stort ”drive”, har en proaktiv tilgang til arbejdet og motiveres af stor medindflydelse.
• Du trives med varierende arbejdsopgaver, kan overholde deadlines og bevare overblikket i travle perioder.
• Du er i imødekommende og har en høj grad af empati og en god situationsfornemmelse. Omvendt har du også evnen til at være vedholdende og opfølgende med venlighed og respekt.

Ansættelsen forudsætter en høj grad af integritet og er omfattet af sædvanlig fuld fortrolighed henset til håndtering af fortrolige forretnings- og personaleoplysninger og indgående kendskab til organisationen i sin helhed fra A-Z.

Selmer Gruppen & HOKTON tilbyder

Vi tilbyder favorable vilkår for så vidt angår work life balance og fleksibilitet i indretning af din arbejdsdag, således der er plads til både et givende arbejdsliv samt et godt privatliv.

Vi prioriterer at have balance i hverdagen, og så holder vi fri, når vi har fri.

Vi tilbyder attraktiv og konkurrencedygtig løn, pension og sundhedsforsikring.

Hos os har vi en uhøjtidelig og behagelig omgangstone og en flad struktur, hvor det interne samarbejde vægtes højt. Alle taler med alle, og alle samarbejder på tværs.

Du vil blive en del af et godt og sundt arbejdsmiljø. Du får 50 kollegaer med tværfaglig baggrund fordelt på ledelse, administration, bogholderi, udlejning og byggeri, og der er rig mulighed for sparring, personlig og faglig udvikling og godt kollegaskab i hverdagen.

Der er som udgangspunkt tale om en fuldtidsstilling.

Om Selmer Gruppen & HOKTON

Vi har fokus på ejendomsudvikling og ejendomsinvestering og mere end 20 års erfaring med køb, salg, udvikling, optimering og nyopførelse af boligudlejningsejendomme.

Vi er som anført lige nu ca. 50 medarbejdere fordelt på ledelse, administration, bogholderi, udlejning og byggeri. Koncernen holder til i Vejle, hvorfra vi udlejer, administrerer og bygger ejendomme primært i Midtjylland og Syddanmark. Vi arbejder for at skabe hjem, som lever op til de krav og standarder vores lejere forventer af en bolig.

Fortrolig forventningsafstemning

For sparring om rollen, forventningsafstemning og henvisning til uformel dialog med CEO & Indehaver, Dennis Grünberger med henblik på at høre nærmere omkring kongstankerne bag denne spændende mulighed, skal indledende henvendelse ske til
rekrutteringskonsulent Pia Bolander Olsen, da samtaler afholdes løbende og efter henvisning af PBO Juridisk Rekruttering.

Tilbage til oversigten